Digitales Onboarding: Virtuell und effizient einarbeiten

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding umfasst die Einarbeitung neuer Mitarbeitender mithilfe digitaler Tools, um neue Kolleg:innen im Team zu begrüßen, Unternehmenswerte zu vermitteln und fachliche Schulungen abzudecken. Es beginnt in der Preboarding-Phase und endet mit der erfolgreichen Integration.

Ziele eines digitalen Onboardings sind – genauso wie bei einer analogen Einarbeitung – der reibungslose Einstieg in die neue Arbeitsumgebung, eine frühzeitig gestärkte Mitarbeiterbindung und die möglichst schnelle Produktivität neuer Kolleg:innen.

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Beliebt bei HR und Newbies: 6 Vorteile von digitalem Onboarding

Der erste Eindruck zählt – das gilt vor allem bei der Onboarding Experience. Denn wer sich nicht willkommen fühlt, bleibt auch nicht besonders lange.

Umso wichtiger beim Onboarding: Es muss positiv und effizient sein – und zwar für neue Teammitglieder und die Personalabteilung!

Hier sind sechs gute Gründe, den Onboarding-Prozess zu digitalisieren:

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1. Kosteneffizienter Workflow

Digital Onboarden bedeutet für die HR-Abteilung: weniger Papier- und Druckausgaben, weniger An- und Abreisekosten, weniger Rechnungen für externe Trainer:innen – und dabei einen positiven und bleibenden Eindruck bei den Neulingen hinterlassen!

2. Zeitsparendes Setup

Schneller zuweisen, mit wenigen Klicks aktualisieren und smarter organisieren: Digitalisierte und (teil-)automatisierte Onboardings reduzieren den Verwaltungsaufwand und entlasten die Personalabteilung erheblich. Das bedeutet im Umkehrschluss: Mehr Zeit für strategisch wichtige Projekte.

3. Skalierbare Prozesse

Vom lokalen Start-up bis zum weltweiten Konzern: Digitales Onboarding wächst mit. Personalabteilungen können Inhalte wiederverwenden, sie übersetzen und mit globalen Teams teilen – und dabei jede Einarbeitung flexibel und individuell gestalten!

4. Konsistente Einarbeitung

Neueinsteiger:innen erhalten die gleichen, standardisierten Inhalte zu Unternehmenswerten, -prozessen und -kultur. Auch auf Fachebene sind Änderungen und Ergänzungen in Echtzeit aktualisiert. So sind alle von Beginn an auf dem gleichen Stand!

5. Automatisiertes Monitoring

Keine Einarbeitung ohne Compliance-, Arbeitssicherheit- und Datenschutzschulungen. Und kein digitales Onboarding ohne automatisierte Erfolgskontrollen, Reportings und Abschlussübersichten. Manuelle Nachverfolgung? Ist passé!

6. Moderne Onboarding Experience

Ein strukturiertes, digitales Onboarding vermittelt Innovation und Professionalität. Interaktive Inhalte, flexible Lernformate und ein nahtloser Start fördern die Mitarbeiterbindung – und reduzieren die Fluktuation durch ein positives Einarbeitungserlebnis.

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Step by Step: So läuft der digitale Onboarding-Prozess

Auch im digitalen Onboarding gilt es, Neulinge strukturiert an die neue Arbeitsumgebung heranzuführen. Und das in drei Schritten: vorbereiten, ankommen, integrieren.

1. Vorbereiten: Vor dem ersten Arbeitstag

Digitales Onboarding ist prädestiniert, um Mitarbeitende schon vor dem ersten Tag auf den neuen Job vorzubereiten. Per E-Mail können erste Willkommensvideos, wichtige Dokumente zum Unterzeichnen und Informationen zum Einarbeitungsplan geteilt werden.

Bietet das Unternehmen digitale Produkte oder Services an? Mit freigeschalteten Zugängen gibt man Neuankömmlingen die Möglichkeit, das Angebot selbst zu erkunden und kennenzulernen. Auch Einladungen zu Online-Meetings mit dem Team sind eine gute Option für erste Berührungspunkte vor dem Start.

Wichtig: Um keinen Druck aufzubauen, sollten alle Onboarding-Maßnahmen im Preboarding auf freiwilliger Basis angeboten werden.

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2. Ankommen: Der erste Arbeitstag

Damit neue Teammitglieder direkt an Tag eins mit dem digitalen Onboarding durchstarten können, brauchen sie ihr technisches Equipment.

Im Büro sollte das Austeilen von Laptop und Co. eines der ersten To-dos sein, für neue Remote Kolleg:innen sollten alle Geräte schon vorab zugestellt sein – und zwar fertig eingerichtet und mit freigeschalteten Zugängen.

Mindestens genauso wichtig: Orientierung geben, ohne zu überwältigen – zum Beispiel in ersten Meetups mit dem Team. Der erste Tag in der neuen Arbeitsumgebung sollte keinesfalls mit (zu vielen) fachlich informativen Präsentationen vollgestopft sein, sondern neuen Kolleg:innen die Möglichkeit geben, anzukommen und sich einzurichten.

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3. Integrieren: Die ersten Wochen und Monate

Für die nachfolgenden Tage, Wochen und Monate heißt es: eintauchen in Aufgaben, Prozesse und Unternehmenskultur.

Bevor Newbies erste Projekte übernehmen, können passende E-Learnings alle verpflichtenden sowie fachlichen Schulungen abdecken und das nötige Wissen über Abläufe vermitteln.

Über digitale Kanäle können in dieser Zeit Fragen direkt geklärt, Kontakte geknüpft und ein starkes Zugehörigkeitsgefühl aufgebaut werden. Für die meisten Rollen ist die Integration nach drei oder sechs, manchmal aber auch erst nach zwölf Monaten vollständig abgeschlossen.

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Tipps und Best Practices: So klappt digitales Onboarding

Die gedruckte Willkommensmappe in PowerPoint-Präsentationen umzuwandeln und alle Unterlagen online als PDFs bereitzustellen, macht noch lange kein digitales Onboarding, das Eindruck hinterlässt.

Damit schon in den ersten Tagen Begeisterung für die neuen Aufgaben aufkommt und der Teamzusammenhalt gestärkt wird, muss die Einarbeitung zu einem abwechslungsreichen Erlebnis werden.

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Der Mix macht’s: Asynchrone und synchrone Module

Bei aller nötigen Struktur: Wer mit einem vollgepackten Kalender in den Job startet, wird in der Regel auch in den ersten Tagen von einer Informationsflut überfordert.

Angenehmer und erfolgreicher ist es, die Inhalte der ersten Tage zu entzerren und neuen Teammitgliedern die Chance zu geben, sich eigenständig und in ihrem Tempo in der neuen Umgebung zurechtzufinden.

Dabei helfen asynchrone Elemente. Sie lassen sich zeitlich flexibel absolvieren und sind bei der virtuellen Wissensvermittlung besonders praktisch. Beispiele sind:

• Video-Einführungen: Unternehmenswerte und -ziele lassen sich ideal (vom CEO) in einem kompakten Video vermitteln. Genauso können andere Team Leads sich und ihre Abteilungen vorstellen, ohne die eigene Arbeit unterbrechen zu müssen.‍
• Wissensdatenbanken: Für Fakten- und Prozesswissen lohnt es sich, jederzeit auf eine Wissensbibliothek zurückgreifen zu können. Beispielsweise mit einem FAQ-Bereich, der Fragen zu Urlaubsanträgen, Fehlzeiten und Co. beantwortet.‍
• Lernpfade: Pflichtschulungen und Produkttrainings lassen sich in modularen Video-Lernpfaden abbilden, interaktiv gestalten und selbstgesteuert erledigen. Deadlines und Erinnerungen stellen sicher, dass die Inhalte rechtzeitig abgeschlossen sind.

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Synchrone Elemente sind terminlich fixiert oder brauchen mehrere Personen, die zeitgleich zusammenkommen. Sie eignen sich vor allem für die soziale Integration und rollenspezifische Einführungen, dazu zählen:

• Virtuelle Vorstellungen: Besonders bei reinen Remote Teams ist das Kennenlernen über Video-Calls die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Je enger die Rollen verbunden sind, desto wichtiger sind persönliche Check-ins.
• Soziale Plattformen und Tools: Über Vorstellungen in den unternehmensweiten Kommunikationskanälen und interaktive Teambuildings vernetzen sich Neulinge schon früh im Unternehmen.
• Coffee Chats und AMAs: Viele Verbindungen baut man an der Kaffeemaschine auf. Im digitalen Onboarding können freiwillige Angebote für virtuelle Coffee Chats oder Ask-Me-Anything-Formate den Plausch in der Küche ersetzen.

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Direkte Kommunikation ist König: Vom persönlichen Hallo zum offenen Feedback

Neue Kolleg:innen sollen sich nicht hinter ihrem Bildschirm verkriechen und ihr Onboarding im Alleingang durchklicken. Das wichtigste Element funktionierender Teams ist und bleibt: persönlicher Austausch.

Deshalb ist die direkte Kommunikation für diese Inhalte des digitalen Onboardings besonders wichtig:

• Persönliches Hallo: Ob mit dem:der Team Lead oder den direkten Kolleg:innen – ein lockerer Check-in ohne Arbeitskontext bricht das Eis am schnellsten.
• Buddy-Vorstellung: Ein:e Mentor:in hilft dabei, das Unternehmen näher zu verstehen – und senkt die Hemmschwelle beim Fragen stellen.
• Rollenspezifisches Intro: Um falschen Vorstellungen vorzubeugen, sollten Ziele und Milestones für das Onboarding und die Rolle gemeinsam besprochen werden.
• Feedback Loops: Erst kürzer und enger getaktet, zum Ende ausführlicher – Erwartungen und Erfahrungen sollten regelmäßig kalibriert werden.
• Angebot für Rückfragen: Für die reibungslose Kommunikation sollte jedes Teammitglied für Fragen verfügbar sein – und Hilfe auch proaktiv anbieten.

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Und niemals vergessen: Digitales Onboarding gibt es auch im Büro-Setup. Der persönliche Austausch kann (und sollte) in diesem Fall möglichst in Face-to-face-Gesprächen und gemeinsamen Mittags- oder Kaffeepausen stattfinden.

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Tech Stack: Passende Tools für digitales Onboarding

Digitales Onboarding braucht – logischerweise – digitale Lösungen.

Neben dem nötigen Equipment für neue Mitarbeitende (Laptop, Smartphone etc.) muss die richtige Software bereitstehen. Für die Kommunikation sind das in der Regel:

• Wissensdatenbanken oder Wiki Software (Slab, Confluence o.ä.)
• Tools zur Videokommunikation (Zoom, Google Meets o.ä.)
• Chat- oder Sofortnachrichtendienste (Microsoft Teams, Slack o.ä.)

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Für die strukturierte Organisation der Einarbeitung und die Bereitstellung von Inhalten eignen sich Learning Management Systeme (LMS) und E-Learning Plattformen, die:

• den Upload eigener Informationen erlauben (z.B. PDFs oder Video-Begrüßungen),
• einsatzbereite Schulungsinhalte enthalten (z.B. zu Pflichtschulungen),
• Onboarding-Lernpfade mit eigenen und externen Inhalten ermöglichen,
• synchrone und asynchrone Module anbieten (z.B. als Blended Learning oder Social Learning),
• durch Gamification-Elemente eine interaktive Onboarding Experience erzeugen,
• Informationen, Schulungen und Lernpfade individualisiert zuweisen lassen,
• festgelegte Deadlines und Erinnerungen einstellen lassen,
• Inhalte ortsunabhängig von allen Geräten aus zugänglich machen und
• Fortschritte und Abschlüsse in einem automatisierten Reporting dokumentieren.

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Ein weiterer Vorteil neben allen organisatorischen Pluspunkten: Die Einarbeitung über eine E-Learning Plattform setzt von Anfang an den Standard für eine starke Lernkultur im Unternehmen.

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Ist digitales Onboarding die Lösung? Ja, aber …

Digitales Onboarding ist für neue Kolleg:innen der erste Indikator, Teil einer modernen und zukunftsorientierten Unternehmenskultur zu sein und gibt ihnen das Gefühl: „Hier bin ich richtig!“

Aber: Trotz aller Vorteile sollte das persönliche Miteinander nicht zu kurz kommen.

Um die persönlichen Beziehungen zu stärken oder um Produktionsabläufe in der Fertigungshalle zu demonstrieren, eignen sich daher eventuell Hybride Onboarding-Modelle besser, bei denen einzelne Teile virtuell und on demand und andere Teile wiederum live und vor Ort absolviert werden. 

Wie man analoge und digitale Elemente, synchrone und asynchrone Module oder On-Site- und Online-Sessions am besten verbindet, muss – wie sollte es anders sein – immer rollenspezifisch entschieden werden.

Unterm Strich gilt: Die Mischung macht's!